Rovnako ako väčšina ľudí, aj moje dni sú plné urgentných, ale často triviálnych úloh.Unsplash Keď sa Bonnie Ware, zdravotná sestra na paliatívnej starostlivosti, ktorá sa stará o terminálnych pacientov v posledných týždňoch ich života, pýtala, čo ľudí najviac mrzí, opakovane prichádzalo 5 odpovedí:
- Prial by som si, aby som mal odvahu žiť život verný sebe, nie životu, ktorý odo mňa ostatní očakávali
- Kiežby som nepracoval tak tvrdo
- Prial by som si, aby som mal odvahu prejaviť svoje pocity
- Prial by som si, aby som zostal v kontakte so svojimi priateľmi
- Prial by som si, aby som sa nechal šťastnejším
Počas práce nad týmto zoznamom veľa premýšľam.
Rovnako ako väčšina ľudí, aj moje dni sú plné urgentných, ale často triviálnych úloh. E-maily. Stretnutia. Doháňania. Vyzýva.
Je to ako vyplatenie kreditnej karty s vysokým úrokom. Pracujem na kostiach, ale sotva urobím priehlbinu v princípe . Keď si spomeniem na to, čo som v konkrétnom týždni dosiahol význam, niekedy mi ani len jedna vec nepríde na myseľ. Ako je to možné?
Na rozhovore v Stanforde sa Phil Libin, generálny riaditeľ spoločnosti Evernote, zaoberal touto presnou otázkou a diskutoval o tom, ako rozlišovať medzi tým, čo je urgentné a čo je vo vašom živote dôležité:
Naliehavé úlohy sú úlohy, ktoré sa musia okamžite vyriešiť.
Sú to veci ako telefónne hovory, úlohy s blížiacimi sa termínmi a situácie, kedy musíte rýchlo zareagovať. Ak musíte urobiť e-mail, je to zvyčajne urgentná úloha.
Dôležité úlohy sú úlohy, ktoré prispievajú k dlhodobým poslaním a cieľom.
Sú to napríklad kniha, ktorú chcete napísať, prezentácia, ktorú by ste chceli urobiť pre propagáciu, a spoločnosť, ktorú plánujete založiť.
Problém je v tom, že dôležité úlohy zvyčajne prevyšujú urgentné úlohy. Takže ak máte vo svojom dni obmedzený čas, ako môžete zabezpečiť, aby ste si vyhradili čas na dôležité úlohy?
Pomocou rozhodovacej matice rozhodovať o tom, čo je dôležité
Jedným zo spôsobov, ako zistiť, čo je najdôležitejšie, je použiť Eisenhowerova rozhodovacia matica : 
Kedykoľvek tak urobíte, urobíte kompromis medzi dôležitým a urgentným.Jamesclear.com/Crew.co
Táto jednoduchá škatuľa, ktorú vytvoril Dwight Eisenhower, päťhviezdičkový generál armády Spojených štátov, najvyšší veliteľ spojeneckých síl v Európe počas druhej svetovej vojny, prezident Kolumbijskej univerzity a dvojročný prezident USA. do jednoduchých kategórií:
V ľavom hornom rohu ( Dôležité a urgentné ), môžete uviesť napríklad krízy, termíny a problémy.
Pravý horný roh ( Dôležité a nie súrne ) môžu pozostávať z vecí, ako sú vzťahy, dlhodobé plánovanie projektov a rekreácia.
Ľavý dolný roh ( Nie je to dôležité a naliehavé ) môžu pozostávať z prerušení, stretnutí a aktivít.
Pravý dolný roh ( Nie je to dôležité a nie súrne ) môžu pozostávať z plytvania časom, príjemných aktivít a iných triviálnych úloh.
Je dosť ľahké vylúčiť nepodstatné, nie urgentné veci. To je druh premýšľania. Chcete tam stráviť čo najmenej času.
Dôležité a urgentné veci sú samozrejme tiež prvými vecami, ktoré by ste mali riešiť.
Čo však s uprednostňovaním medzi ostatnými dvoma kvadrantmi? Tam sa veci sťažujú.
Väčšina ľudí štandardne nerobí urgentné úlohy ako prvé - problém je v tom ak stále robíte urgentné úlohy, nemôžete splniť dôležité úlohy .
Naliehavé úlohy sa vždy objavia. A vždy budú existovať urgentnejšie úlohy, ako stihnete, nech sa snažíte akokoľvek.
Už ste niekedy zistili, že hovoríte: [X] je naozaj dôležitá, ale nemám na ňu práve teraz čas?
Kedykoľvek tak urobíte, urobíte kompromis medzi dôležitým a urgentným. Lao Tzu hovorí: Čas je stvorená vec. Povedať „nemám čas“ je ako povedať „nechcem“.
Alebo ako povedal Picasso, len odložte na zajtra to, čo ste ochotní zomrieť, ak ste odišli späť.
Ako urobiť naliehavé dôležité úlohy
Najjednoduchší spôsob, ako zabezpečiť, aby bola dôležitá urgentná úloha, je urobiť ju daj tomu termín .
Termíny sú vlastne to, čo robí urgentné úlohy urgentnými: skutočnosť, že ich musíte vybaviť okamžite. Nedostatok termínov je tiež často dôvodom, prečo sú dôležité úlohy také nedôležité. Zvyčajne sú to také veci, ku ktorým sa nakoniec dostanete.
Napríklad do konca mesiaca musíte zaplatiť nájom. To je konečný termín. S blížiacim sa termínom je úloha čoraz naliehavejšia.
Na druhej strane je váš cieľ dostať sa do formy dôležitý, ale nie je to vôbec urgentné. Ty mať stihnúť telocvičňu do konca mesiaca? Pravdepodobne nie.
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, ak sa chcete ubezpečiť, že sú splnené dôležité úlohy, je stanoviť si termíny. Dôležitou úlohou je takmer vždy obrovský súbor úloh (často sa skôr podobajú na projekty). Ak chcete určiť termín, musíte ho najskôr rozdeliť na menšie úlohy a stanoviť pre ne konečné termíny.
Môj obľúbený prístup k tomu pochádza Dokončiť veci , v ktorej sa David Allen pýta:
Aké sú ďalšie fyzické kroky, ktoré musíte podniknúť, aby ste dosiahli pokrok v tejto úlohe?
To je vec, ktorú si musíte stanoviť.
Teraz tu prichádza na rad rozhodujúca časť, pretože nestačí iba stanoviť termín.
Prečo potrebujete vážne termíny
Druhá kvalita naliehavých úloh, ktorá ich robí naliehavými, spočíva v tom, že o ich termínoch sa nedá vyjednávať.
Ak nedodržíte termín, existujú vážne dôsledky.
Je zrejmé, prečo tomu tak je v prípade niečoho, ako je neplatenie nájomného. Najprv vás domáci prenajímateľ zavolá a zakričí na vás. Ak ste citliví na spoločenský tlak, pravdepodobne to bude stačiť na to, aby ste včas zaplatili nájom. V opačnom prípade budete nakoniec postavení pred súd a vysťahovaní, čo je pre väčšinu ľudí dosť vážne.
Problém s iba stanovením lehôt pre dôležité úlohy je v tom, že sa automaticky nestávajú vážnymi. Ak poviem, že musím ísť do telocvične pred koncom týždňa, v zásade neexistujú žiadne následky na nedodržanie termínu.
Ako teda zvýšiť význam termínov? Tu je niekoľko spôsobov:
1. Zverejnite to
Jedným zo spôsobov, ako predĺžiť lehotu, je verejne ju uviesť. Keď sa verejne zodpovedáte v stanovenom termíne, nemôžete oklamať iba seba. Odvrátenou stranou tejto mince je, že ak nastavíte dátum verejne, radšej sa ubezpečte, že ho môžete skutočne trafiť. Nie je nič ako stres z toho, že musíte dodržať termín, ktorý ste si stanovili príliš agresívne.
2. Tvorte odmeny a tresty
Ďalším spôsobom, ako predĺžiť lehotu, je ustanoviť odmenu za jej dodržanie alebo trest za nezvestnosť. Pripravte túto sadu odmien a trestov vopred a uistite sa, že nie ste osobou zodpovednou za jej skutočné vykonanie. Napríklad pošlite šek na 2 000 dolárov nejakej politickej organizácii, ktorú nenávidíte, dajte ju svojmu priateľovi a povedzte im, aby ho poslali, ak nestihnete termín.
3. Udržujte ostatných zodpovedných
Pokiaľ ide o to, aby sa ostatní (napríklad členovia vášho tímu) zodpovedali termínom, je dôležité, aby si ľudia uvedomili, aké dôležité termíny sú pre vás dôležité. Nemôžete tolerovať zmeškané termíny. A to znamená, že sa skutočne prihlásite a budete mať nepríjemné rozhovory, keď sa nestihnú termíny. Ak to neurobíte, ľudia pochopiteľne predpokladajú, že termíny pre vás nie sú také dôležité a budú sa čoraz častejšie posúvať späť alebo vynechávať.
4. Nastavte si neustále pripomienky
Je ľahké ignorovať termín, pokiaľ nemáte neustále pripomienky. Pri urgentných úlohách je často zabudované pripomenutie, napríklad váš priateľ alebo manžel, ktorý vás neustále otravuje, aby ste niečo podnikli. Pri dôležitých úlohách si musíte tieto pripomienky nastaviť sami. Dajte si okolo stola tyčinky. Nastavte udalosti alebo časovače v kalendári. Zaregistrujte sa pri zrkadle v kúpeľni. Urobte všetko, čo musíte.
*****
Zdá sa vám to veľa práce? No, mohlo by to byť spočiatku. Postupom času to však bude jednoduchšie a zistíte, že sa cítite oveľa menej vystresovaní.
Vždy budete mať dostatok urgentných úloh na vyplnenie celého dňa, týždňa, roka alebo dokonca celého života. To, na čo by ste skutočne mali tráviť väčšinu svojej energie, je uskutočňovanie dôležitých vecí, aby ste sa nenašli so zoznamom výčitiek vecí, na ktoré ste si nikdy nenašli čas.
Jory MacKay je redaktor @CrewLabs , kde je tento príspevok pôvodne sa objavil . Chcete sa naučiť stať sa tou najlepšou verziou vás? Kliknite tu pridať sa k tisícom tvorcov a podnikateľov, ktorí dostávajú náš týždenný e-mail o zvýšení vašej kreativity a produktivity.
